Als we het breed bekijken, zien we automatisering als een set van acties die verschoven worden naar een bepaald mechanisme, bijvoorbeeld specifieke software, om uitgevoerd te worden. Deze aanpak maakt het mogelijk om personeel vrij te maken van het uitvoeren van voornamelijk routinematige en eentonige taken, en om dit personeel taken te laten uitvoeren die meer rendement en efficiëntie opleveren voor het bedrijf.
Automatisering is niet iets onhaalbaar en vereist geen enorme kosten om te worden geïmplementeerd. Het is simpelweg het proces van het selecteren of ontwikkelen van software om problemen die een bepaald bedrijf ondervindt of kan ondervinden, efficiënt op te lossen.
In dit artikel zullen we stil staan bij de belangrijkste stappen die de eigenaar of het management van het bedrijf moet nemen op weg naar bedrijfsautomatisering.
Stap 1: Bewustzijn van het probleem
Als je het probleem niet begrijpt of niet duidelijk identificeert, heb je geen idee wat er precies moet worden geanalyseerd om stappen naar automatisering te ondernemen.
Laten we de meest voorkomende problemen noemen:
- Klanten stoppen met jouw bedrijf samen te werken
- Werkinformatie gaat verloren
- Jouw medewerkers verspillen te veel tijd om veel routinetaken uit te voeren
- Je hebt het gevoel dat je een systematische aanpak en controle over projecten mist
- Jouw inspanningen om zowel de efficiëntie van de afdelingen als geheel te analyseren, als de professionaliteit van elke medewerker in het bijzonder, schieten tekort
Je kunt al deze problemen (geheel of gedeeltelijk) aanpakken met behulp van specifieke automatiseringstools. Om dit te doen, moet je proberen de problemen duidelijk te begrijpen, de doelstellingen te bepalen die je wilt bereiken en een plan te ontwikkelen om alles in praktijk om te zetten.
Stap 2: Doelen stellen
Dus je hebt jezelf gerealiseerd dat je een probleem moet oplossen en besluit om automatisering in te schakelen. Waar kan je beginnen? Het eerste dat je moet doen, is een doel stellen van wat je precies wilt automatiseren en begrijpen hoe de resultaten eruit moeten zien. Als je dit niet doet, kan het overgangsproces langer duren en krijg je mogelijks niet wat je had verwacht.
Tijdens het analyseren van de processen die je wilt automatiseren, stel je technische vereisten op voor jouw toekomstige project, bijvoorbeeld voor een softwareproduct.
Je hoeft het niet alleen te doen. Je kan deze taak uitbesteden aan een bedrijf dat zich professioneel bezighoudt met softwareontwikkeling, zoals Codeos.
Stap 3: Identificatie van de nodige middelen
Om een probleem op te lossen, moet je bepaalde middelen gebruiken. Om taken binnen jouw bedrijf te automatiseren, moet je het volgende begrijpen:
- Welk team je moet betrekken bij de uitvoering van het project. Je kunt de nodige medewerkers aantrekken of een IT-bedrijf inhuren.
- Hoeveel geld je moet toewijzen of wat voor budget je nodig hebt.
- Dat zowel de ontwikkeling vanaf nul als het gebruik van een kant-en-klaar product tijd kost, omdat het nodig is om het te integreren en om medewerkers te trainen om het te gebruiken. Hoelang zal het duren?
Stap 4: Beschrijven van de te automatiseren processen
Je moet alle processen die jouw bedrijf wil automatiseren zowel opdelen in kleinere stukken als beschrijven. Vervolgens moet je er zwakke punten in vinden en goed nadenken over hoe je ze kunt optimaliseren.
Zowel de werknemers van jouw bedrijf als externe consultants kunnen een uitgebreide audit van je bedrijfsprocessen uitvoeren en hun geschiktheid voor optimalisatie documenteren en analyseren. Als je met externe aannemers werkt, profiteer je van hun technische expertise en vereenvoudig je het opstellen van technische specificaties.
Stap 5: Een team selecteren om jouw project technisch te implementeren
Lang niet alle bedrijven kunnen zelfstandig een programma voor automatisering van bedrijfsprocessen ontwikkelen en naar behoren implementeren. Dat geldt ook voor een kant-en-klaar systeem.
Als je niet van plan bent om kant-en-klare tools (CRM, enz.) te gebruiken, moet je een team zoeken om het product helemaal vanaf nul te ontwikkelen, rekening houdend met de individuele behoeften van jouw bedrijf en de huidige mogelijkheden.
Er zijn veel criteria waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een ontwikkelaar. Je moet deze beslissing bijzonder zorgvuldig nemen.
We hopen dat dit artikel nuttig is geweest voor jou. En dat je nu begrijpt dat de voorbereidingen voor bedrijfsautomatisering tijd vergen. Elk van de genoemde stappen is echter op zijn eigen manier belangrijk en je moet er voldoende aandacht aan besteden.