Steeds meer bedrijven gebruiken nu technologie om hun bedrijfsprocessen te automatiseren en hun routinetaken sneller op te lossen. Deze aanpak biedt zowel de mogelijkheid om routinematig werk dat werknemers moeten uitvoeren te verminderen als de mogelijkheid om tijd en geld te besparen.
Robotic Process Automation is een aanpasbare software tool die werkt met behulp van een API en menselijke acties simuleert. Speciale robots bootsen de acties van werknemers na die verband houden met verschillende repetitieve taken, communiceren met elkaar en worden bestuurd door een enkel platform dat de RPA-operatie coördineert.
De RPA-infrastructuur wordt gebruikt voor bestaande IT-systemen, en dat maakt het gemakkelijk om ze te gebruiken, zelfs voor ondernemingen met verouderde legacy-systemen, die niet aangepast kunnen worden.
Deze technologie maakt het ook mogelijk om de noodzaak om te investeren in dure upgrades van de infrastructuur te vermijden.
Wat kan RPA doen? Use cases
Een robot kan met elk proces werken dat eruitziet als een herhalende reeks acties. Een duidelijk algoritme zonder meerdere uitzonderingen is de belangrijkste voorwaarde. Tegelijkertijd kunnen verschillende modules gegevens verwerken en vervolgens uitwisselen.
Software robots worden vaak gebruikt om de volgende taken te automatiseren:
- gegevensinvoer (bestellingen, facturen, etc.)
- ontvangst en verwerking van klantverzoeken in callcenters
- wervings- en HR-taken
- aanvraagverwerking bij banken
- voorraadbeheer
- formulieren maken, invullen en kopiëren
- vergelijking en verificatie van gegevens/voorwaarden
- tekst-, beeld- en audioherkenning
- aanmaken en beheren van werknemersaccounts
- genereren van rapporten, enz.
Met betrekking tot de processen waarmee robots niet vertrouwd kunnen worden, hebben we het antwoord hierboven al gegeven: taken die mogelijk veel routine uitzonderingen vereisen, evenals ingrijpende oplossingen zoals contante transacties zijn moeilijk te automatiseren.
Belangrijkste zakelijke voordelen van geautomatiseerde procesautomatisering
Welke resultaten kunnen bedrijven verwachten van Robotic Process Automation wanneer ze worden geïmplementeerd? De meest voor de hand liggende voordelen zijn:
- Snelheid – robots doen alles veel sneller dan mensen
- Verhoogde productiviteit – software robots werken de klok rond met minimale uitvaltijd
- Het is niet nodig om voor een robot een kantoorwerkplek te creëren, noch om voor een verzekering te betalen
- De kans op fouten is nagenoeg gelijk aan nul
- Er komen extra personele middelen beschikbaar en deze kunnen worden overgeheveld naar werk met een hogere toegevoegde waarde
- Verbeterde kwaliteit van klantenservice bij servicebedrijven
- Robot bewerkingen zijn eenvoudig schaalbaar
- Implementatiesnelheid en snel rendement
Er is nog een belangrijk voordeel: je hoeft het bestaande IT-systeem niet te vervangen. RPA is erin (of er bovenop) ingebouwd.
Mogelijke risico’s en beperkingen voor het gebruik van RPA
Net als bij elke andere technologie, moet je rekening houden met de mogelijke nadelen of knelpunten. Met betrekking tot geautomatiseerde procesautomatisering zijn ze als volgt:
- je moet het systeem opnieuw configureren bij het wijzigen van bedrijfsprocessen of systeem interfaces
- werkalgoritmen moeten goed worden gedocumenteerd; het is niet mogelijk om chaos te automatiseren
- je hebt een specialist nodig die kan reageren op eventuele problemen bij het gebruik van RPA
- het risico bestaat dat sommige werknemers zich tegen ideeën rond automatisering verzetten of deze zelfs saboteren
- je hebt altijd een plan b nodig: hoe je de bedrijfsvoering handmatig kunt ondersteunen wanneer een robot proces mislukt of er een soort noodstop is
In sommige gevallen heeft het geen zin om RPA te implementeren, bijvoorbeeld wanneer deelprocessen te infrequent uitgevoerd worden, en de bestede kosten dan niet lonen. Bovendien kan het volledig onmogelijk blijken om de technologie te implementeren als processen niet als een zich herhalend patroon kunnen worden omschreven.
7 voorwaarden voor een succesvolle implementatie van RPA-oplossingen
RPA-implementatie in een bedrijf kan een ontmoedigende taak zijn. Met enkele aanbevelingen kan je deze taak echter vereenvoudigen en alles met een grote kans op succes implementeren.
- Voer de audit van jouw bedrijfsprocessen uit en documenteer deze
- Beoordeel de potentiële efficiëntie van de implementatie van Robotic Process Automation
- Identificeer bedrijfsprocessen die een RPA-toepassing vereisen
- Bestudeer beschikbare oplossingsopties en maak een RPA-implementatieplan
- Leg de voordelen van RPA uit aan jouw medewerkers en geef indien nodig training
- Start een proefproject, analyseer de resultaten en overweeg dan pas schaalvergroting
- Test automatiseringstools regelmatig om zwakke punten te identificeren en sta erop deze te elimineren
De mogelijkheid om meer werk uit te voeren zonder het personeelsbestand te vergroten, is het belangrijkste voordeel dat bedrijven ontvangen door de implementatie van geautomatiseerde procesautomatisering. Mensen krijgen daarom meer kansen om intellectueel, interessant en creatief werk te doen.
Deze technologie heeft een enorm potentieel voor elk bedrijf. Wij kunnen jou helpen bij het bouwen van een volwaardige robotisering strategie op bedrijfsniveau, en mocht je op zoek zijn naar een partner die deze taak op zich neemt, neem dan gerust contact met ons op.